توسعه فناورى در سالهاى اخیر بر ابعاد مختلف کسب وکارها تاثیر گذاشته و این تاثیرگذارى همچنان تداوم خواهد داشت. در این شرایط چابکى سازمان و قابلیت ایجاد توانمندى هایى که با موقعیت جدید متناسب باشند، از جمله الزامات دستیابى به موفقیت در سازمان ها است. نیروى انسانى آگاه، آموزش دیده و توانمند لازمه حرکت موثر در این مسیر پرچالش است. مهندسین مشاور پاژپیشگامان مدیریت توس مانند گذشته همراه مدیران و سازمان هاى ایرانى و همپاى آنها در توانمندسازى است. آموزش و تربیت نیروى انسانى کارآمد و متناسب با نیازمندىهاى حال حاضر سازمان ها، دغدغه جدى این مشاور بوده و در تلاشیم که با ارائه آموزش هاى نوین، اصیل و کاربردى یار و همراه مدیران و سازمان هاى ایرانى در ساختن آینده باشیم. امیدواریم بتوانیم با ارائه خدمات ممتاز در آموزش، نشر و مشاوره مدیریت همراه ارزشمندى براى سازمان هاى کشور باشیم.

دفتر مدیریت پروژه ( Project  management  office)  عنصری سازمانی است که مسئولیت مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه ها، طرح ها و پرتفولیو های حوزه کاری خود را دارد. دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌ های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌ های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند. همچنین این دفتر، خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود. از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد.

برخی از اختیارات و مسئولیت های دفتر مدیریت پروژه از این قرار است :۱ ) مدیریت منابعی که بین پروژه ها مشترک هستند؛ ۲ ) تدوین شیوه ها، استاندارد ها و الگو های مدیریت پروژه ها ؛ ۳ ) تدوین سیاست ها، روند ها، الگو ها و اسنادی که در پروژه ها به کار می روند ؛ ۴ ) هماهنگی ارتباط های بین پروژه ها

دفتر مدیریت پروژه یکی از اقداماتی است که می تواند به منظور متمرکز سازی و ایجاد نظامی یکپارچه در فرآیند های مدیریت پروژه سازمان به کار برده شود.

نتایج حاصل از طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه :  یکپارچه سازی سیستم ها، روش ها، رویه ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه در پروژه های تحت نظرPMO ؛ تهیه درس آموخته های اجرایی پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها ؛ تهیه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ها ی تحت نظر PMO (سیستم یکپارچه گزارش دهی) ؛ مدیریت یکپارچه منابع موجود (نیروی انسانی ، ماشین آلات و مصالح) پروژه ها ی تحت نظر PMO ؛ یکپارچه سازی استاندارد های کیفی مورد نظر در پروژه ها ؛ ایجاد جایگاه راهبری و رایزنی بر مدیران پروژه ها (لایه بین مدیران پروژه ها و فرماندهی) ؛ تهیه و استفاده از بانک طلاعات پیمانکاران و مشاوران جزء موفق در پروژه ها ؛ تهیه و استفاده از بانک اطلاعات فی قیمت پیمانکاران جزء در پروژه ها ؛ نظارت مرکزی بر زمان و هزینه (با دید ارزش کسب شده در پروژه های زیر مجموعه براساس روش های نوین) ؛ پیگیری استفاده از روش های نوین موجود در پروژه ها؛ شناسایی افراد مستعد و توانمند در زمینه مدیریت پروژه و تهیه مسیر رشد برای استفاده در آینده ؛ تهیه لیست نقاط ضعف ، قوت ، فرصت ها و تهدیدات و ارائه راه کار ؛ ایجاد دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی سالانه بر اساس بودجه مورد نظر و تلاش در اجرایی نمودن دستورالعمل ؛ بررسی دستورالعمل های موجود و صادره جدید توسط معاونت ها ( به دلیل عدم منافات با برنامه ها)

مناقصه : فرآیندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر (طبق  اسناد مناقصه ) که در آن تعهدات موضوع  معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می شود.

اسناد مناقصه :  شامل موارد ذیل می باشد :

– نامه دعوت به ارائه پیشنهاد (دعوت نامه) :  عنوان مدرکی است که از سوی مناقصه  گزار به تمام شرکت کنندگان منتخب، فرستاده شده و با وصول آن می توانند اسناد مناقصه را دریافت کنند. نامه دعوت به ارائه پیشنهاد به اختصار “دعوت نامه” هم نامیده می شود.

دستورالعمل شرکت در مناقصه، همراه با کاربرگ های ضمانت نامه شرکت در مناقصه و ضمانت نامه انجام تعهدات.

– برگ پیشنهاد مناقصه : یعنی مدرکی با همین عنوان که از سوی مناقصه گر تکمیل شده و شامل پیشنهاد امضا شده مناقصه گر برای کارهاست.

مهندسی ارزش یک روش منسجم برای رسیدن  به بالاترین ارزش به ازای هر واحد پولی که هزینه شده است می باشد. مهندسی ارزش تلاشی است سازمان یافته که با هدف بررسی و تحلیل تمام فعالیت های یک طرح، از زمان شکل گیری تفکر اولیه تا مرحله طراحی و اجرا و سپس راه اندازی و بهره برداری انجام می شود و به عنوان یکی از کارآمدترین و مهم ترین روش های اقتصادی در عرصه فعالیت های مهندسی شناخته می شود.

مهندسی ارزش در چهارچوب مدیریت پروژه ضمن اینکه به تمام اجزای طرح توجه می کند هیچ بخشی از کار را قطعی و مسلم نمی داند. هدف مهندسی ارزش زمان کمتر برای رسیدن به مرحله بهره برداری بدون افزودن بر هزینه ها یا کاستن از کیفیت کاراست. محدوده کار مهندسی ارزش بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه دارد. می توان گفت در فاز اولیه طراحی اجرای مهندسی ارزش بسیار موثر است. چرا که نظریه ها هنوز به صورت مفاهیم وجود دارند. کارفرما و طراح در این مرحله در تصمیمات خود انعطاف پذیری بیشتری دارند و تغییرات آثار کمتری بر برنامه زمان بندی پروژه دارد.

به طور کلی می توان گفت قبل از اینکه تصمیمات مهم در طراحی اتخاذ شود مهندسی ارزش توصیه می شود و در آن زمان، بیشترین اثر را روی هزینه ها دارد.

چهارچوب کلی فرآیند مهندسی ارزش شامل مراحل :

• ۱ ) آگاهی از هدف مهندسی ارزش ؛ ۲ ) جمع آوری اطلاعات ؛ ۳ )  تجزیه و تحلیل کارکرد-هزینه ؛  ۴) یافتن راه حل های خلاقانه ؛ ۵ ) ارزیابی و انتخاب راه حل مناسب؛ ۶ ) اجرا

مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیند های هدایت برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تحلیل، برنامه ریزی پاسخ و نظارت و کنترل پروژه هاست. اهداف مدیریت ریسک پروژه، افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه است. نمای کلی فرآیند های مدیریت ریسک پروژه را به شرح زیر بیان می نماید :

• ۱ ) برنامه ریزی مدیریت ریسک ؛ ۲ ) شناسایی ریسک ها؛ ۳ ) انجام تحلیل کیفی ریسک ؛ ۴) انجام تحلیل کمی ریسک ؛ ۵) برنامه ریزی پاسخ های ریسک ؛ ۶) نظارت و کنترل ریسک ها

ریسک پروژه معمولا در آینده است. ریسک یک وضعیت یا واقعه غیر مسلم است که اگر اتفاق بیفتد حداقل بر یکی از اهداف پروژه اثر دارد، که اهداف می توانند محدوده، زمان بندی، هزینه و کیفیت باشند. شرایط ریسک می تواند شامل جنبه های محیطی پروژه یا سازمان باشد که امکان دارند در ریسک پروژه سهیم شوند مانند راهکارهای کمتر رشد یافته مدیریت پروژه، فقدان سیستم های مدیریت یکپارچه، پروژه های متعدد هم زمان یا وابستگی به شرکای خارجی که قابل کنترل نیستند.

ریسک از زمانی که پروژه آغاز می شود وجود دارد حرکت به سمت پروژه بدون تمرکز فعال بر مدیریت ریسک اثر یک ریسک تحقیق یافته را بر پروژه افزایش می دهد و می تواند به صورت بالقوه به شکست پروژه منجر شود.

مدیریت دعاوی در حوزه مدیریت پروژه قرار دارد. مدیریت دعاوی پروژه هر چند در نهایت تبدیل به یک موضوع حقوقی می شود اما در اصل ریشه در برنامه پروژه دارد و یک موضوع مرتبط مهندسی و مدیریت پروژه می باشد. ادعا در پروژه های عمرانی آن دسته از خسارات اضافی که به شکل هزینه های مازاد یا افزایش زمان اتمام کار یا هر دوی آنها بر قرارداد تحمیل می شود را گویند.

بر اساس فصل ۱۶ از استاندارد مدیریت پروژه مدیریت دعاوی شامل ۴ فرآیند اصلی بوده که زمینه های کاربردی آنها به صورت زیر می باشد.

• ۱) شناسایی موارد بروز ادعا (Claim Identification) ؛ ۲ ) ارزیابی و تحلیل ادعا (Claim Quantification) ؛ ۳) جلوگیری از بروز ادعا (Claim Prevention) ؛ ۴ ) حل و فصل ادعا (Claim Resolution)

مسئولیت ها و اختیارات

تیم پروژه: ۱) شناسایی تغییرات در محدوده های تعریف شده و تکمیل فرم درخواست تغییر و همکاری با مدیریت تغییر کار و ادعا ها تا حصول نتیجه ؛ ۲ ) دریافت دعاوی از ذینفعان ؛ ۳) جمع آوری و مستند سازی اطلاعات لازم با دعاوی در قرارداد، مکاتبات، صورت جلسات، مدارک و…..

مدیر پروژه : ۱) متولی مدیریت بررسی اثرات تغییرات در حوزه های مختلف و مطابقت آن با baseline های قرارداد کارفرما . بدیهی است مدیر پروژه با توجه به شرایط و صلاح دید خود امکان تفویض اختیارات فوق را دارد ؛ ۲ ) اطلاع رسانی و ضمیری مشترک با کمیته تغییرات در خصوص جزئیات دعاوی ؛ ۳ ) تهیه بیانیه دعاوی

دپارتمان تغییر کار و ادعا ها: ۱ ) ارائه خط مشی ها، روش ها و دستور العمل های مرتبط با مدیریت پروژه و مدیریت تغییرات در پروژه ؛ ۲ ) پشتیبانی در تهیه مستندات لازم برای مدیریت دعاوی ؛ ۳ ) بررسی و ضمیری مستندات تهیه شده در خصوص ادعای مورد نظر ؛ ۴ ) مدیریت یکپارچه سازی ثبت و کنترل تغییرات از مرحله ارائه به کمیته کنترل تغییرات ( ICCB ) تا تصویب نهایی توسط کارفرما ؛ ۵ ) پشتیبانی تیم مدیریت پروژه در جلسات مشترک با کارفرما، اعضای کنسرسیوم، پیمانکاران فرعی ؛ ۶ ) نهایی سازی رویه های مربوطه با کارفرمای پروژه

مطالعات امکان سنجی به منظور اطمینان از انجام پذیری پروژه و استفاده ی بهینه از منابع شرکت انجام می شود. دقت در مطالعات امکان سنجی پروژه، از ریسک تاخیر در اجرای پروژه و فراتر رفتن هزینه ها نسبت به مبالغ پیش بینی شده، می کاهد. در یـک مطالعـه امکان سنجی در پـی آنیم تا با شناسایی و تحلیل گزینه های متنوع فنی، اجرایی و ارزیابی های اقتصادی و مـالی گزینـه هـا و ملاحظـات اجتماعی سرمایه گذار، مناسب ترین گزینه برآورنده نیاز را انتخاب کنیم. برنامه پروژه که شامل تعیین محـل اجـرا، ظرفیت یا وسعت، محدوده کار، منابع لازم، فناوری مناسب ، روشهای انجام کار، بودجه و زمانبنـدی پـروژه و بـه ویژه نحوه تامین منابع مالی می باشد که محصول و نتـایج مطالعـات امکان سنجی اسـت.

مراحل انجام مطالعات امکان سنجی پروژه ها :۱ )  بازنگری ، بازبینی و اعلام نظر در مورد مطالعات پیدایش طرح  ؛ ۲ ) تعیین و تحلیل گزینه های فنی طرح که شامل، تبیین مشخصات محـل مطلـوب جهـت اجـرا طرح، پیشنهاد گزینه ها محل اجرای طرح، شناسایی شرایط محیطی و …. ؛  ۳ ) تحلیل اقتصادی و مالی گزینه های فنی طرح شامل، تعیـین نحـوه انــدازه گیـری هزینـه هــا ناشی از عــدم دسترسـی بــه ظرفیــت نهـایی طــرح، تعیین دوره زمانی اجرای طرح، تعیـین نحـوه انــدازه گیـری هزینـه هــا ناشی از عــدم دسترسـی بــه ظرفیــت نهـایی طــرح و ….. ؛ ۴) بررسی اجتماعی و ارزیابی آثار و پیامدهای اجتماعی هر یک از گزینه ها ؛ ۵ ) ارزیابی فنی، اقتصاد ، مالی و اجتماعی گزینه ها مختلف طرح و اولویت بندی آنها  ؛ ۶ ) تهیه گزارش امکان سنجی اولیه طرح

• *گروه انجام دهنده مطالعات امکان سنجی : مطالعات امکان سنجی بسته به تناسب بزرگی، پیچیدگی و موقعیت هر پروژه  توسط یک گروه کارشناسی انجام می شود. ترکیب گروه بایستی شامل متخصصین فنی، اقتصاد و مـالی باشـد. نظـر به اینکـه محورهـای اصـلی مطالعـات امکان سنجی مسائل اقتصاد ، فنی ، اجرایی، زیست محیطی و اجتماعی می باشـد، بـدیهی اسـت ترکیـب گـروه نیـز بایستی به تناسب دارای تخصصهای لازم باشد.